Integrazione SharePoint con Microsoft Dataverse e Power Platform
Come configurare, gestire e ottimizzare la collaborazione documentale tra Microsoft SharePoint e Dataverse nelle soluzioni Power Platform.
Panoramica dell’integrazione SharePoint-Dataverse
Microsoft SharePoint è una soluzione di gestione documentale e collaborazione ampiamente adottata nelle organizzazioni di ogni dimensione. All’interno dell’ecosistema Microsoft Power Platform, l’integrazione con Dataverse consente di gestire documenti collegati ai record delle tabelle nelle app model-driven, garantendo coerenza e tracciabilità.
L’integrazione consente agli utenti di creare, archiviare e accedere ai documenti direttamente dalle form Dataverse, mantenendo una sincronizzazione automatica con le cartelle SharePoint corrispondenti. Ogni record Dataverse può disporre di uno o più Document Location, che rappresentano le cartelle di SharePoint associate.
Questa architettura consente una gestione documentale contestuale: il documento non è solo un file, ma diventa parte integrante del processo aziendale, connesso direttamente ai dati gestiti in Dataverse.
Architettura e flusso di integrazione
L’integrazione tra Dataverse e SharePoint si basa su un collegamento diretto tra le due piattaforme cloud, generalmente appartenenti allo stesso tenant Microsoft 365. I file sono archiviati in SharePoint, mentre le informazioni contestuali e i metadati rimangono in Dataverse.
Il flusso di integrazione può essere descritto in tre fasi principali:
- Configurazione iniziale: creazione di un sito SharePoint dedicato e abilitazione dell’integrazione nelle impostazioni di Dataverse.
- Associazione tabelle-documenti: definizione delle tabelle Dataverse che utilizzeranno la gestione documentale integrata.
- Utilizzo operativo: caricamento, visualizzazione e modifica dei documenti direttamente dai form delle app model-driven.
Ogni documento caricato in SharePoint è collegato a un record specifico di Dataverse, rendendo l’esperienza utente fluida e coerente. L’integrazione supporta la creazione automatica delle cartelle, la gestione dei permessi e la sincronizzazione delle versioni.
Procedura di configurazione
La configurazione dell’integrazione SharePoint-Dataverse avviene nel Power Platform Admin Center e si articola nei seguenti passaggi:
- Creare un sito SharePoint dedicato per l’archiviazione dei documenti.
- Accedere al Power Platform Admin Center e selezionare l’ambiente Dataverse di destinazione.
- Abilitare l’integrazione con SharePoint nella sezione Document Management.
- Specificare le tabelle Dataverse per cui attivare la gestione documentale.
- Verificare la connessione e testare il caricamento dei file direttamente da un form Dataverse.
Una volta completata la configurazione, gli utenti vedranno la sezione Documenti all’interno dei form, con la possibilità di aggiungere, visualizzare o aprire i file in SharePoint.
Gestione della sicurezza e dei permessi
La sicurezza rappresenta un aspetto fondamentale dell’integrazione. Sebbene SharePoint e Dataverse abbiano modelli di autorizzazione differenti, è possibile sincronizzare i permessi per garantire che gli utenti vedano solo i documenti relativi ai record a cui hanno accesso.
Le opzioni più comuni per ottenere una sicurezza coerente includono:
- Utilizzo di soluzioni di replica automatica dei permessi tra Dataverse e SharePoint.
- Configurazione di ruoli e gruppi di sicurezza coerenti nel tenant Microsoft 365.
- Implementazione di script o flussi Power Automate per la sincronizzazione dei permessi a livello di document location.
Secondo le best practice descritte nei riferimenti Microsoft, evitare configurazioni che garantiscano accesso globale al sito SharePoint integrato, poiché ciò potrebbe esporre dati sensibili a utenti non autorizzati.
Estensione dell’integrazione con OneDrive e Teams
Una volta abilitata l’integrazione con SharePoint, è possibile estendere la gestione documentale includendo Microsoft OneDrive e Microsoft Teams.
OneDrive consente la gestione privata dei documenti, complementare alla collaborazione di SharePoint. Teams, invece, integra i canali di comunicazione e le app Power Platform, rendendo i documenti e i record Dataverse accessibili direttamente dai team aziendali.
Questa integrazione unificata permette di raggiungere una produttività elevata: i documenti aziendali vengono gestiti in un unico flusso, indipendentemente dal canale di accesso.
Domande frequenti sull’integrazione SharePoint-Dataverse
Come si configura l'integrazione tra SharePoint e Dataverse?
Dal Power Platform Admin Center è possibile selezionare l’ambiente Dataverse, configurare il sito SharePoint dedicato e abilitare le tabelle desiderate. Una volta completata la configurazione, la sezione “Documenti” compare automaticamente nei form delle app model-driven.
Posso utilizzare SharePoint On-Premises?
Sì, è disponibile anche l’integrazione ibrida con SharePoint on-premises, ma richiede una configurazione aggiuntiva tramite un gateway e una sincronizzazione sicura tra i due ambienti.
Come garantire la sicurezza dei documenti?
È consigliato adottare soluzioni che replicano automaticamente i permessi di Dataverse in SharePoint, oppure configurare gruppi e ruoli coerenti nel tenant Microsoft 365.