Introduzione alle automazioni in Dataverse
Microsoft Dataverse offre un insieme completo di strumenti per automatizzare processi aziendali, ridurre errori manuali e migliorare la produttività. Tra questi strumenti, le Business Rules, i workflow classici e i Business Process Flow (BPF) rappresentano tre pilastri fondamentali per implementare logiche di business senza scrivere codice complesso.
Le automazioni in Dataverse possono essere configurate per eseguire azioni lato client o lato server, garantendo che i dati rispettino regole aziendali predefinite in ogni fase del processo. In questa guida analizzeremo in profondità le loro caratteristiche, differenze e scenari d’uso.
Business Rules: automazioni semplici e immediate
Le Business Rules sono la forma più accessibile di automazione in Dataverse. Possono essere create direttamente dal Maker Portal e applicate a livello di tabella o di form. Ogni Business Rule è composta da condizioni e azioni, che determinano il comportamento dell’interfaccia o dei dati in base a logiche definite.
Tra le azioni più comuni configurabili in una Business Rule troviamo:
- Impostare il valore predefinito di una colonna
- Modificare dinamicamente il valore di un campo
- Bloccare o sbloccare un campo sul form
- Rendere visibile o nascosto un campo
- Definire un campo come obbligatorio o facoltativo
- Mostrare messaggi di errore o raccomandazioni
Le Business Rules possono essere eseguite sia lato client che lato server, a seconda della configurazione. Questo consente di mantenere coerenza tra interfaccia e dati archiviati, anche quando le modifiche provengono da integrazioni esterne o API.
Workflow classici: automazioni di background
I Classic Dataverse Workflows rappresentano un approccio più tradizionale all’automazione, ereditato dalle prime versioni di Dynamics CRM. Sono processi che possono essere eseguiti in modo sincrono o asincrono, in background, e che possono gestire scenari complessi di business.
Un workflow sincrono viene eseguito come parte della transazione principale — ad esempio, durante il salvataggio di un record — e restituisce risultati immediati. Un workflow asincrono, invece, viene eseguito separatamente e non interferisce con l’esperienza interattiva dell’utente.
I workflow classici permettono di:
- Creare o aggiornare record in Dataverse
- Applicare logiche condizionali e ramificazioni
- Avviare workflow secondari o custom actions
- Gestire automazioni basate su eventi come creazione, aggiornamento o eliminazione di record
Nonostante la loro utilità, Microsoft raccomanda di preferire Power Automate per le automazioni moderne e asincrone, mantenendo i workflow classici solo per scenari che richiedono esecuzione sincrona.
Business Process Flow: guida visiva ai processi
I Business Process Flow (BPF) rappresentano un’evoluzione delle automazioni in chiave visiva. Essi offrono un’interfaccia guidata che accompagna l’utente attraverso fasi e passaggi di un processo aziendale, garantendo coerenza e conformità alle regole operative.
Ogni BPF è composto da stages (fasi) e steps (passaggi). Ogni fase può contenere azioni, campi obbligatori, flussi o workflow associati che si attivano al cambio di stato o al completamento della fase.
Le funzionalità principali dei BPF includono:
- Gestione di condizioni e ramificazioni logiche
- Associazione di flussi e workflow a specifiche fasi
- Collegamento dei BPF a più tabelle contemporaneamente
- Controllo dell’accesso tramite ruoli di sicurezza
Un singolo record può avere fino a dieci BPF attivi in parallelo, consentendo la gestione di processi complessi e interdipendenti. I BPF sono ideali per scenari come la gestione delle opportunità di vendita, i processi di approvazione o i flussi di assistenza clienti.
Integrazione tra Business Rules, Workflow e BPF
In Dataverse, le automazioni possono lavorare in sinergia. Le Business Rules forniscono reattività immediata sul form, i workflow gestiscono logiche in background, mentre i BPF offrono una guida visiva per l’utente. Un approccio integrato consente di modellare processi robusti, scalabili e user-friendly.
Un esempio pratico: un BPF può attivare un workflow al completamento di una fase, che a sua volta aggiorna campi specifici e applica Business Rules per adattare dinamicamente l’interfaccia.
Strumenti di configurazione e sviluppo
La configurazione di Business Rules e BPF avviene principalmente nel Power Apps Maker Portal. Gli sviluppatori possono invece utilizzare Client API e strumenti di sviluppo come Visual Studio o Visual Studio Code per estendere le automazioni con codice JavaScript o plug-in personalizzati.
Best practice
- Usare Business Rules per logiche semplici, evitando codice superfluo.
- Preferire Power Automate per automazioni asincrone e cross-applicative.
- Limitare il numero di controlli e automazioni attive per ottimizzare le performance.
- Testare i BPF con utenti reali per garantire chiarezza e usabilità.