Model-driven Apps: Processi & Business Process Flow (BPF)

Introduzione ai processi nelle Model-driven Apps

Le Model-driven Apps di Microsoft Power Platform sono progettate per fornire esperienze utente strutturate e guidate dai dati. Uno degli aspetti più potenti è la possibilità di definire e gestire processi aziendali direttamente all’interno della soluzione Dataverse, sfruttando strumenti come Business Process Flow (BPF), regole di business e workflow. Questi elementi consentono di automatizzare operazioni, ridurre errori manuali e assicurare la coerenza dei dati attraverso l’intero ciclo di vita di un record.

Secondo le architetture descritte da Microsoft, ogni processo in una model-driven app è integrato con il modello dati e può essere collegato a più entità, combinando automazioni client-side e server-side.

Cos’è un Business Process Flow (BPF)

I Business Process Flow (BPF) rappresentano una forma di automazione visiva che guida l’utente attraverso le diverse fasi di un processo aziendale. A differenza delle automazioni in background, i BPF sono interattivi e forniscono un’esperienza utente diretta, permettendo di eseguire azioni e aggiornare campi direttamente durante le fasi operative.

Un BPF è composto da stadi e passaggi. Ogni stadio può contenere diverse attività, incluse azioni manuali o trigger che attivano flussi Power Automate o workflow tradizionali. È possibile configurare logiche di diramazione (branching) per gestire percorsi diversi in base alle condizioni aziendali.

Tra le capacità principali dei BPF troviamo:

• Guida visiva del processo di business con fasi e step personalizzati.
• Supporto per condizioni e logiche di ramificazione.
• Integrazione con workflow e automazioni Dataverse.
• Possibilità di collegare più entità in un singolo flusso.

Questa struttura consente di supportare processi complessi come vendite, assistenza clienti o gestione progetti, mantenendo la semplicità di utilizzo per l’operatore.

Regole di Business e Automazioni

Le regole di business sono strumenti che permettono di implementare logiche di automazione senza codice. Possono operare sia lato client che lato server e vengono utilizzate per convalidare, impostare valori predefiniti o bloccare l’inserimento di dati non coerenti.

Le azioni principali di una regola di business includono:

• Impostazione di valori predefiniti.
• Mostrare o nascondere campi in base a condizioni.
• Abilitare o disabilitare controlli.
• Visualizzare messaggi di errore o avviso.

In combinazione con i BPF, le regole di business creano un ambiente coerente e controllato per la raccolta e gestione dei dati.

Workflow e Automazioni Classiche

I workflow classici di Dataverse forniscono automazioni lato server per processi che non richiedono interazione diretta dell’utente. Possono essere attivati da eventi specifici come la creazione di un record, l’aggiornamento di un campo o il completamento di una fase BPF. Sebbene Microsoft stia progressivamente spostando le automazioni verso Power Automate, i workflow restano una componente importante nelle implementazioni legacy.

Architettura dei Processi in Dataverse

L’architettura di Dataverse integra processi, regole e automazioni in un ecosistema coerente. Ogni tabella può essere associata a più BPF e ciascun record può avere fino a 10 processi attivi in parallelo. I processi vengono salvati come componenti di soluzione, permettendo la distribuzione e la gestione tramite ALM (Application Lifecycle Management).

Figura: Schema semplificato di un Business Process Flow con tre fasi principali.

Configurazione e Best Practice

Per creare un BPF, è necessario utilizzare il Power Apps Maker Portal. Da lì è possibile definire le entità coinvolte, creare le fasi, stabilire le condizioni e le azioni. È consigliabile:

• Limitare il numero di fasi a quelle realmente necessarie.
• Utilizzare nomi coerenti e descrittivi per ogni step.
• Associare i ruoli di sicurezza per controllare chi può visualizzare o modificare un BPF.
• Testare i flussi in ambienti di sandbox prima della pubblicazione.

Le regole di business e i BPF dovrebbero essere mantenuti nel contesto di soluzioni gestite per garantire coerenza e facilità di distribuzione tra ambienti.

Relazione con altre Automazioni

I BPF possono interagire con altre automazioni come Power Automate Flows o plug-in server-side. Ad esempio, un’azione in uno stadio può avviare un flusso cloud per aggiornare dati esterni o inviare notifiche tramite Teams. Questa sinergia estende la capacità di orchestrazione dei processi aziendali in modo scalabile.

Governance e Manutenzione

In contesti enterprise, la governance dei processi è fondamentale. È buona pratica documentare tutte le automazioni, definire naming convention coerenti e monitorare le performance dei processi. Microsoft fornisce strumenti di monitoraggio nel Power Platform Admin Center per analizzare l’utilizzo dei BPF.

Conclusione

I processi e i Business Process Flow rappresentano il cuore dell’automazione nelle model-driven apps. Offrono una combinazione di guidance visiva, controllo dei dati e integrazione con altre tecnologie Power Platform. L’adozione di best practice nella configurazione e distribuzione garantisce una soluzione scalabile, sicura e facilmente manutenibile.